Dienstplanung Software für G4S Sicherheitsdienst – ORTEC

Case G4S – Dienstplanung Software für Sicherheitsdienst

G4S suchte nach einer Software-Lösung für die Dienstplanung, um schnell und effizient zuverlässigere Dienstpläne für 6.500 Mitarbeiter zu erstellen. Außerdem wollte das Unternehmen die Arbeitszeitbeschränkungen und Kundenanforderungen genauer einhalten, um die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern zu verbessern.

Bedarf an Genauigkeit und Schnelligkeit in der Dienstplanung

G4S ist weltweit ein führender Anbieter von Sicherheitslösungen. Um seine Wettbewerbsfähigkeit zur stärken, wollte das Unternehmen die Qualität und Effizienz seiner Dienstleistungen verbessern.

Die Personaleinsatzplanung spielt dabei eine wichtige Rolle, wobei die Erstellung eines Zeitplans für 6.500 Mitarbeiter eine große Herausforderung darstellt. Sie entschieden sich für die ORTEC Software-Lösung für die Dienstplanung, die nicht nur die Planungsflexibilität erhöht, sondern auch für mehr Mitarbeiterzufriedenheit sorgt.

G4S war auf der Suche nach einer Software, um den Einsatz von Tausenden von Mitarbeitern präzise zu planen.
Diese Beschäftigten, in Teil- und Vollzeit, sind spezialisiert auf Luftsicherheit, Pflege- und Justizdienstleistungen, Sicherheitsüberwachung, Patrouillen- und Einsatzservices sowie Brandschutz- und Sicherheitsdienste.
Ihr Einsatz ist entscheidend für den Betriebsablauf beim Kunden.
Um der Nachfrage gerecht zu werden, arbeitet G4S mit einer 4-Wochen-Planung, die oft großen Schwankungen unterliegt.

G4S-Projektleiter Fokke de Vries erklärt:
„Neben unserem Tagesgeschäft bieten wir Sicherheit bei Großveranstaltungen. Aber auch für laufende Aktivitäten brauchen wir eine Software-Lösung, um flexibel planen zu können. Diese bietet uns einen umfassenden Überblick und ermöglicht uns, Kundenanfragen sofort zu bearbeiten. Außerdem können wir sofort reagieren, wenn sich ein Mitarbeiter krank meldet.“

Verwendete Softwarelösungen für die Personaleinsatzplanung bei G4S

ORTEC Workforce Scheduling

Personaleinsatzplanung Software für Vebego Gebäudereinigung – ORTEC

Dynamische Dienstpläne für ein dynamisches Unternehmen

G4S hat sich für ORTEC Workforce Scheduling entschieden, um den Planungsprozess genauer und reaktionsfähiger zu gestalten. Ein dezentrales Planungsteam mit mehr als 40 Planern nutzt ORTECs Software-Lösung für die Dienstplanung und erstellt einen transparenten Zeitplan, der sowohl die Vertragsbedingungen als auch die Qualifikationen und Präferenzen aller Mitarbeiter berücksichtigt.

Für G4S ist ein guter Einblick in die Dienstplanung von entscheidender Bedeutung

„Wir haben jetzt einen besseren Überblick über unsere Planung“, sagt Fokke de Vries. „Auch die Managementreports sind für uns sehr wichtig. ORTEC Workforce Scheduling hilft uns, das Arbeitszeitgesetz besser einzuhalten. Die Plantafel gibt uns Echtzeit-Informationen, um Mitarbeiter, die ihre maximale Arbeitszeit bereits erreicht haben, zu entlasten“, so Fokke de Vries.

Dank des verbesserten Planungsprozesses in der Dienstplanung kann G4S umgehend auf Kundenwünsche reagieren.
Die Mitarbeiter kennen ihre Aufgaben und ihre Einsatzorte.
Fällt ein Kollege wegen Krankheit oder aus anderen Gründen aus, hat der Personalplaner die Möglichkeit, sofort zu reagieren.
Mit ORTEC Workforce Scheduling kann G4S automatisch Objekte, Arbeitsorte und Mitarbeiter erfassen, manuelle Eingaben durch den Planer entfallen.

Judith Pronk, Projektleiterin bei G4S:
„Die gelben Post-its, die am Monitor des Planers kleben, gehören nun der Vergangenheit an. Die Integration zwischen ORTEC Workforce Scheduling und unseren administrativen Prozessen, wie z. B. der Rechnungsstellung und der Lohnabrechnung, verhindert Mehrarbeit und Fehler.“

Mehr Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit mit Dienstplanung Software

„Dank ORTECs Workforce Scheduling erreichen wir ein besseres Verhältnis zwischen Angebot und Nachfrage“, fügt Judith Pronk hinzu. „Die Mitarbeiter sind nie untätig, aber sie machen auch nicht zu viele Überstunden. Das sorgt für zufriedene Mitarbeiter und zufriedene Kunden. Durch weniger Stress im Zeitplan können wir einen besseren Kundenservice bieten“, so Judith Pronk.

Mit einem transparenteren Einblick in die Planungsbedingungen können die Planer ihre Aufgabe effektiver ausführen.
Dies steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter von G4S und erhöht die Kundenzufriedenheit aufgrund der höheren Geschwindigkeit und Terminsicherheit.
Die Vorgaben der lokalen Arbeitszeitgesetze und der Kundenverträge werden automatisch im Zeitplan berücksichtigt sowie die Reisekostenerstattungen in der Lohnabrechnung, Zuschläge für unregelmäßige Arbeitszeiten und Überstunden.
ORTEC Workforce Scheduling ist mit dem ERP-System des Unternehmens verbunden, folglich gestaltet sich der Verwaltungsprozess schneller und zuverlässiger.

Für die Zukunft möchte G4S ORTEC Budget & Control for Workforce Scheduling einführen. Damit hat der Planer direkten Einblick in die wirtschaftlichen Auswirkungen seiner Dienstplanung.

„Diese Anschaffung ist ein Muss für uns“, meint Fokke de Vries. „Außerdem werden wir mit der automatischen Planung arbeiten, wodurch die Planer viel Zeit sparen. Zudem wollen wir zukünftig ORTEC Employee Self Service einsetzen. Damit können Mitarbeiter online Dienste tauschen und Urlaub beantragen. Unsere Mitarbeiter sind damit jederzeit auf dem neuesten Stand.“