Ein perfekter Plan
(Teil 2)
In diesem zweiteiligen Blogbeitrag erläutern wir, wie und warum sich ein großer Multi-Dienstleister im Bereich Gebäudeservices mit mehr als 15.000 Angestellten für ORTEC entschieden hat. Das Unternehmen profitiert damit von einer nachhaltigeren Personaleinsatzplanung, die neben Kosteneinsparungen auch für zufriedenere Mitarbeitende und mehr Transparenz sorgt.
Gute Kombi: Personaleinsatzplanung & Zeiterfassung
Im zweiten Teil sprechen Hendrik Weyer, Director Operations im Bereich der Personaleinsatzplanung bei ORTEC, und sein Sales-Kollege David Fischer über die Möglichkeiten der Kombination aus der ORTEC-Personaleinsatzplanung mit der elektronischen Zeiterfassung – und ganz besondere Herausforderungen, die dieses große Projekt mit sich brachte.
Den ersten Teil dieses Blogbeitrags finden Sie hier.
Im Rahmen des Projekts lernten wir übrigens unseren Partner, den Spezialisten für die elektronische Zeiterfassung in der Dienstleistungsbranche, Andavis kennen. Gerade die Kombination unserer beiden Lösungen halte ich für interessant: Wir können beispielsweise arbeitszeitbezogene Regelverstöße durch die Übertragung der geleisteten Ist-Zeiten in ORTEC Workforce Scheduling aufdecken, den Disponent*innen mehr Transparenz schaffen und zugleich resultierende Regelverletzungen, die sich aus der Planung ergeben, reduzieren.
Wie schätzt Du die Kombination aus elektronischer Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung ein? Welche Vorteile siehst Du für Unternehmen beispielsweise aus der Gebäudereinigungsbranche?
David Fischer
Hendrik Weyer
Nach der Planung ist die Erfassung der realen Arbeitszeit der zweite wichtige Aspekt, der unterstützt werden muss: Zum einen geht es hierbei um die Kostenverteilung und Transparenz bei der Abrechnung und Darlegung der vereinbarten Leistungen, die Dienstleister ihren Kunden gegenüber liefern müssen.
Wenn zusätzliche Dienstleistungen anfallen oder vereinbarte Services kürzer oder länger dauern als ursprünglich geschätzt, so zeigt die elektronische Zeiterfassung diese Aufwände auf. Gleichzeitig ermöglicht die Digitalisierung dieser Prozesse auch in der Administration Einsparungen von Aufwänden und Kosten. Schließlich fällt weniger manuelle Mehrarbeit an.
Der zweite große Vorteil ist die korrekte Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden. Verstöße von arbeitszeitrelevanten Regularien werden verhindert, tarifliche Regelungen berücksichtigt und dadurch mögliche Konsequenzen verhindert. Die Transparenz hilft bei Diskussionen mit internen und externen Instanzen und kann so beispielsweise auch Strafzahlungen abwenden.
Eine Situation und Herausforderung, die wir ja nicht nur bei diesem Projekt, sondern immer wieder auch bei anderen großen Dienstleistern vorfinden. Mit der Größe des Unternehmens, oder anders formuliert: einer hohen Anzahl an Mitarbeitenden, steigt in der Regel auch die notwendige Rechenleistung, die es braucht, um Personal effizient planen zu können.
Während unser Kundenstamm im Bereich der Personaleinsatzplanung vorwiegend aus Unternehmen mit 3.000 bis 8.000 Mitarbeitenden besteht, sind wir insbesondere bei diesem Projekt sowohl hardware- als auch softwareseitig auf besondere Herausforderungen gestoßen. Wie haben wir die bewältigt?
David Fischer
Hendrik Weyer
Es war und ist in der Tat eine große Herausforderung, die operativen Anforderungen abzubilden und trotzdem sicherzustellen, dass die Performance des Systems nicht leidet.
Es gibt hierbei unterschiedliche Stellschrauben, an denen wir im Projekt drehen konnten. Zum einen hängt es natürlich an der Einrichtung selbst, also beispielsweise der Komplexität und Häufigkeit, mit denen Schnittstellen laufen beziehungsweise angesprochen werden. Zum anderen kann aber auch ein Clustering mehrerer Umgebungen interessant sein.
Eine Aufteilung nach Abteilungen oder Regionen kann hier helfen, um eine gute Performance sicherzustellen. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn wir, wie in diesem Fall, eine wirklich große Anzahl an Mitarbeitenden verplanen wollen.
Ein wirklich spannendes und eindrucksvolles Projekt. Und gerade aufgrund der Unternehmensgröße keine alltägliche Arbeit. Welche Erfahrungen nimmst Du beruflich aus diesem Projekt mit? Was hast du gelernt?
David Fischer
Hendrik Weyer
Jedes Projekt und jeder Kunde stellt immer ganz eigene Anforderungen an uns. Spannend war es hier zu sehen, wie Prozesse entwickelt und vereinheitlicht werden können, die unterschiedliche Dienstleistungsbereiche, unterschiedliche Standorte und unterschiedliche Planungs- und Realisierungsprozesse abbilden.
Es gab viele Anforderungen von sehr unterschiedlichen Projektbeteiligten, die es zu analysieren, diskutieren und abzubilden galt. Eine spannende und lehrreiche Erfahrung!
Ich möchte abschließend sagen, dass ich hier sehr eindrucksvoll lernte, wie wichtig eine gute und klare Kommunikation zu den einzelnen Projektbeteiligten ist – sowohl zwischen uns und dem Auftraggeber als auch in Bezug auf den Change-Management-Prozess des Kunden selbst. Wenn die Leute sich mitgenommen und gehört fühlen, ist es viel leichter, Kompromisse zu finden und Änderungen zu initiieren.
„Eine beidseitig offene und ehrliche Kommunikation ist bereits zu Beginn des Kontakts und in der Vertriebsphase entscheidend.“
David Fischer, Sales Manager bei ORTEC
Vielen Dank Hendrik, dass Du Dir die Zeit genommen hast, uns ein wenig aus Deiner täglichen Arbeit zu berichten. Ein spannendes und erfolgreiches Projekt. Deine letzte Aussage kann ich nur unterstreichen: Eine beidseitig offene und ehrliche Kommunikation ist bereits zu Beginn des Kontakts und in der Vertriebsphase entscheidend. Nur so können wir in kurzer Zeit auf effiziente Art und Weise den Kunden unterstützen.
David Fischer
Haben auch Sie Fragen, die wir für Sie beantworten dürfen?
Wir freuen uns über Ihre Fragestellung per Mail an david.fischer@ortec.com.
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