Kosteneinsparungen durch Automatisierung im Dienstleistungsbereich
Einer der signifikantesten Einflussfaktoren auf die Kosten in der Personaleinsatzplanung ist die fehlerfreie Bewertung der geleisteten Arbeitszeiten sowie die anschließende Berechnung der hieraus resultierenden Arbeitsentgelte. Komplexe Tarifwerke und betriebliche Vereinbarungen müssen berücksichtigt werden. Prozesse, die in der Praxis oft noch händisch durchgeführt werden.
Entgeltabrechnung
Die Entgeltabrechnung ist einer der sensibelsten Prozesse der Personaleinsatzplanung, sodass häufige Fehler nicht nur zu Kosten für Nachbearbeitungen führen, sondern zugleich auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden negativ beeinflusst. Auch ist die Entgeltabrechnung einer der Prozesse im Unternehmen, die durch ihren noch sehr hohen manuellen Arbeitsaufwand Kosten erzeugen. Intelligente Personaleinsatzplanungslösungen können diese signifikant reduzieren.
Oft finden wir bei unseren Kunden den folgenden händischen Prozess vor:
Geleistete Arbeitszeiten werden händisch durch die Mitarbeitenden via Stift und Papier erfasst. Die verantwortlichen Objektleitenden prüfen diese auf Plausibilität und übertragen diese (wieder händisch) in das Abrechnungssystem (z.B. SAP). Hierauf basierend werden Zuschläge kalkuliert und die Entgeltabrechnungen der Mitarbeitenden für die Auszahlung vorbereitet. Fehlerhafter Angaben und Kalkulationen, die bereits in der Zeiterfassung oder -bewertung entstehen, resultieren in einer fehlerhaften Auszahlung.
Employee Self Service
ORTEC WS bietet unterschiedliche Optionen, diesen Prozess zu digitalisieren und automatisieren. Eine mögliche Vorgehensweise ist die folgende:
Mitarbeitende erfassen die geleisteten Stunden selbstständig. Durch im System hinterlegte Regeln werden die erfassten Zeiten bewertet.
Beispiel:
Die geplante Soll-Arbeitszeit eines Mitarbeiters liegt zwischen 08:00 Uhr und 16:30 Uhr. Gibt der Mitarbeiter an, bereits um 7:40 auf der Arbeit gewesen zu sein, steht in diesem Fall eine Prüfung der resultierenden Abweichung an. Durch die Hinterlegung von Regeln bei der Konfiguration der Schnittstellen lassen sich verschiedene Fälle bereits automatisieren, sodass eine Prüfung durch die Objektleitenden entfällt. Sonderfälle hingegen werden in der Regel händisch geprüft, wobei ORTEC Workforce Scheduling die Objektleitung auch hier durch Datentransparenz unterstützt.
Nachdem die Zeiten angepasst wurden, kann ORTEC Workforce Scheduling den Payroll-Prozess unterstützen, indem auf Basis von tariflichen und betrieblich vereinbarten Regelungen Zuschläge berechnet werden. Grundsätzlich ist jedoch auch eine Übertragung der abrechnungsrelevanten Arbeitszeiten in das führende Abrechnungssystem möglich.
Wo stehen Sie?
Arbeiten Sie noch mit Stift und Zettel?
Wie gelangen die geleisteten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden in das Abrechnungssystem?
Wie viel Zeit wenden Sie auf, um zu prüfen, ob geleistete Stunden abrechnungsrelevant sind?
Erfahren auch Sie, wie ORTEC Sie in Ihren Personaleinsatzplanungsprozessen unterstützen kann.
Ihr Kontakt:
