Einführung einer Personaleinsatzplanung in der Klinik: „So viele Vorteile!“
Interview zwischen ORTEC und Agaplesion HH
Katrin Magner ist leitende Hebamme im Agaplesion Diakonieklinikum in Hamburg-Eimsbüttel. Berufsbegleitend studiert sie an der Hochschule für Angewandte Wissenschaften in Hamburg Sozial- und Gesundheitsmanagement. Als Projektleiterin ist Katrin Magner an ihrer Klinik für die Einführung der Personaleinsatzplanungs-Software ORTEC Workforce Scheduling (OWS) verantwortlich. Im Kurzinterview spricht sie mit Blog-Autor Behrend Oldenburg über ihre dabei gemachten Erfahrungen – und was sie anderen Kliniken rät.
Als Projektleiterin führen Sie derzeit die Selbstplanungssoftware ORTEC Workforce Scheduling (OWS) im Agaplesion Diakonieklinikum in Hamburg-Eimsbüttel ein. Wie läuft es?
Behrend Oldenburg
Katrin Magner: Gut! Der erste große Meilenstein des Rollouts ist geschafft, drei Stationen unserer Klinik sind schon angeschlossen. Jetzt folgen alle rund 450 Kolleginnen und Kollegen in der Pflege. Unser Ziel ist es, alle 1200 Mitarbeitenden in das System aufzunehmen.
Behrend Oldenburg
Wie sehen Ihre ganz persönlichen Erfahrungen bei der Einführung aus?
Katrin Magner: Zunächst möchte ich betonen, dass ich kein Digital Native bin, also kein Computerfreak. Ich probiere bei der Anwendung von neuen IT-Lösungen viel und gerne aus und komme so meist schnell zum gewünschten Ergebnis. In meiner Funktion als leitende Hebamme beziehungsweise als Stationsleiterin konnte ich bereits viele Erfahrungen in der Personaleinsatzplanung sammeln und habe ganz schnell die Vorteile von OWS quasi live erlebt. Vor allem die enorme Zeitersparnis! Die Software ist wirklich anwenderfreundlich. Das hat es mir als Projektleiterin leichtgemacht, auch meine Kolleginnen und Kollegen von der Einführung zu überzeugen.
Können Sie uns zum Thema Anwenderfreundlichkeit ein Beispiel nennen?
Behrend Oldenburg
Katrin Magner: Da fallen mir gleich mehrere Punkte ein. Im Mitarbeiterportal, dem Employee Self Service, lässt sich jederzeit der aktuelle Dienstplan einsehen, und zwar in Echtzeit, ebenso alle Arbeitszeit- und Urlaubskonten. Die Eintragung unserer Dienste in das Portal ist völlig problemlos. In einer Abteilung unserer Klinik nutzen wir auch schon die App, mit der die Kolleginnen und Kollegen ihre Schichten nach ihren Anforderungen und Wünschen auf dem Smartphone weitestgehend selbst planen können. Das ist ein ganz wichtiger Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit.
Hervorheben möchte ich auch den Support von ORTEC. Tauchen Fragen im laufenden Betrieb auf, werden die sehr schnell und kompetent beantwortet. Gerade der Support trägt ganz wesentlich zur Anwenderfreundlichkeit bei.
Behrend Oldenburg
Haben Sie schon vor der Einführung von OWS mit einer Software für Personaleinsatzplanung gearbeitet?
Katrin Magner: Ja, aber die Nutzung war leider umständlich. So konnten wir jeweils nur ein Anwendungs-Fenster für eine Station öffnen. Das hat das Hin- und Herwechseln zwischen den einzelnen Stationen sehr mühsam gemacht. Bei OWS dagegen kann ich mehrere Fenster gleichzeitig öffnen und somit auch mehrere Stationen gleichzeitig bearbeiten. Das ist eine große Erleichterung, solche kleinen Details machen den Unterschied aus!
Was raten Sie anderen Kliniken, die eine Software für die Personaleinsatzplanung einführen möchten?
Behrend Oldenburg
Katrin Magner: Der Erfolg steht und fällt mit dem Projektteam! In unserem Fall besteht das Team aus einer Personal-Controllerin, einer weiteren Unterstützung aus der Personalabteilung, unserem erfahrenen IT-Spezialisten aus der Pflege vor Ort und mir als Projektleiterin. Mit meiner Pflege-Expertise weiß ich, worauf es bei der Personaleinsatzplanung ankommt. Damit sind wir gut aufgestellt. Die Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen aus der IT-Abteilung benötigen wir in der Regel im Tagesgeschäft nicht, aber natürlich beispielsweise zum Aufspielen der Software auf unsere Server. Und wie ich schon erwähnt hatte: Mit einer guten Projektplanung und viel Flexibilität nach dem Prinzip „Trial and Error“ sind wir immer schnell zum Ziel gekommen, das hat Spaß gemacht. Um es zusammenzufassen und anderen Kliniken Mut zu machen: Die Einführung einer Personaleinsatzplanung ist eine große Herausforderung, bringt aber so viele Vorteile mit sich!
Behrend Oldenburg: Vielen Dank für das Interview und weiterhin viel Erfolg für Ihr Studium und bei der Einführung von OWS!
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Wir freuen uns über Ihre Fragestellung per Mail an harald.haberscheidt@ortec.com.
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